دليل إدارة المشتريات والموردين بكفاءة عبر النظام

المشتريات هي أكبر باب للصرف في معظم المنشآت التجارية. تنظيمها داخل النظام يحمي النقد، ويضمن حقك في خصم ضريبة المدخلات، ويبني علاقة أوضح مع الموردين.

دورة شراء واضحة

• طلب شراء من القسم المحتاج مع سبب الطلب.
• اعتماد حسب الصلاحيات والمبالغ.
• أمر شراء للمورد المختار بعد مقارنة العروض.
• سند استلام بالكميات الفعلية في المستودع.
• فاتورة المورد ثم الدفع.

المطابقة الثلاثية

قبل الدفع طابق ثلاثة مستندات: أمر الشراء، وسند الاستلام، وفاتورة المورد. أي اختلاف في الكمية أو السعر يظهر قبل خروج المال لا بعده.

الفاتورة الضريبية وخصم المدخلات

لخصم ضريبة القيمة المضافة على مشترياتك يجب أن تحتفظ بفاتورة ضريبية صحيحة صادرة من المورد باسم منشأتك ورقمها الضريبي، وأن تحفظها ضمن سجلاتك مدة لا تقل عن ست سنوات كما تنص اللائحة التنفيذية. تسجيل الفاتورة في النظام وربطها بأمر الشراء يجعل هذا الأرشيف جاهزًا دائمًا.

تقييم الموردين

• الالتزام بمواعيد التوريد.
• نسبة المرتجعات والكميات الناقصة.
• تطور الأسعار عبر الزمن.
• شروط الدفع والخصومات.

جدولة الدفعات

تقرير أعمار الذمم الدائنة يوضح ما يستحق هذا الأسبوع وما يمكن تأجيله دون غرامات، فتخطط السيولة بدل أن تتفاجأ بها.